AUTOCERTIFICAZIONE

Cosa si può autocertificare:
-       luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici;
-       stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero, stato di famiglia, esistenza in vita; 
-       nascita del figlio,morte del coniuge, del genitore, del figlio, ecc.; 
-       tutti i dati a conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile (es. maternità, paternità, separazione o comunione dei beni); 
-       iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche Amministrazioni (ad esempio l'iscrizione alla camera di Commercio); 
-       appartenenza ad ordini professionali; 
-       titoli di studio, di specializzazione, di aggiornamento, di formazione, di abilitazione, qualifica professionale, esami sostenuti, qualificazione tecnica; 
-       situazione reddituale o economica, assolvimento obblighi contributivi; 
-       possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e qualsiasi dato contenuto nell'anagrafe tributaria; 
-       stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione; 
-       qualità di studente; 
-       qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; 
-       iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; 
-       tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; 
-       non aver riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale; 
-       non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; 
-       non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato; 
-       vivere a carico.
Con le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, qualità personali o fatti di cui l'interessato è a conoscenza, non compresi nel precedente elenco.
Nella dichiarazione sostitutiva di atto notorio, quando rivolto alla pubblica Amministrazione, non è necessaria l'autentica di firma.
 
Autocertificazione
 
 
(Testo Unico sulla documentazione amministrativa -
D.P.R. 28.12.2000 n. 445 , G.U. 20.02.2001)
Le dichiarazioni sostitutive
Il T.U. sull’autocertificazione ha confermato la preesistente suddivisione delle dichiarazioni sostitutive in due grandi categorie:

a) Dichiarazione sostitutiva “di atto notorio”
È quella idonea a sostituire l’atto notorio che in passato doveva essere sottoscritto in forma solenne alla presenza di testimoni;
b) Dichiarazione sostitutiva “di certificazione”
È relativa a informazioni in possesso del dichiarante su quanto già risulta da registri, elenchi o albi di una pubblica Amministrazione).

 
La dichiarazione sostitutiva di atto notorio
Per questo tipo di dichiarazione non esistono limiti di contenuto legati a particolari elencazioni o ad altro. Pertanto, si può ricorrere a questa attestazione per riferirsi a qualsiasi fatto, stato o qualità personale. Essa deve sempre essere resa nell’interesse proprio e riguardare circostanze che siano a diretta conoscenza del dichiarante. Tuttavia è possibile attestare fatti riguardanti terze persone di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza (purché la dichiarazione provenga dall’interessato e non da un terzo).
L’unico vero limite è costituito dalla natura di questa dichiarazione che può avere ad oggetto sempre e solo “la conoscenza” di un qualche fatto e che non può essere relativa a dichiarazioni aventi contenuto negoziale o dispositivo, di impegno, di accettazione o rinuncia (non si può dichiarare che “Tizio” rinuncia all’eredità o che “Caio” rinuncia all’incarico, ecc.).
 
La dichiarazione sostitutiva di certificazione
Si possono autocertificare tutte le informazioni comprese nell’elenco riportato all’art. 46 del T.U.
In tutti gli altri casi i fatti da certificare sono attestati sempre mediante dichiarazione sostitutiva di atto notorio.
Il T.U. ha confermato l’impossibilità di ricorrere all’autocertificazione sostitutiva per i certificati:
- Medici; sanitari; veterinari; di origine; di conformità; di marchi e/o brevetti.
 
Copia conforme dichiarata dall’interessato
1. Casi consentiti:
-       documenti depositati presso una pubblica Amministrazione;
-       documenti rilasciati da una pubblica Amministrazione (carta di circolazione, certificato di proprietà, patente di guida, ecc.);
-       pubblicazioni da allegare per la partecipazione a concorsi o per altri usi;
-       titolo di studio;
-       titoli di servizio;
-       documenti fiscali soggetti a obbligo di conservazione (fatture, ricevute fiscali, ricevute dei pagamenti in banca sulla base della dichiarazione dei redditi, ecc.).
2. Casi vietati
-       documenti emessi da privati, al di fuori delle fatture e delle altre ipotesi consentite secondo quanto previsto nella colonna a sinistra;
-       provvedimenti dell’autorità giudiziaria;
-       Atti pubblici o privati con firma autenticata, compresi quelli esibiti per la registrazione all’ufficio del registro o delle Entrate (articolo 36, comma 2 della Legge 340/2000).
-       scritture private non autenticate (ad esempio, di contratto preliminare o contratto di locazione) da produrre presso l’ufficio del registro in duplice originale, più fotocopia, la cui conformità all’esemplare originale può essere attestata solo dall’ufficio, ai sensi dell’art. 11, comma 3 del DPR 131/86.
 
Sono esenti da imposta di bollo:
-       le dichiarazioni sostitutive di certificazione rilasciate ai sensi dell’art. 46 del T.U.;
-       le dichiarazioni sostitutive di atto notorio rilasciate ai sensi dell’art. 47 del T.U.;
-       l’atto di sottoscrizione di ciascuna di queste due tipologie.
 
Eccezioni:
L’imposta è dovuta quando la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio viene assoggettata ad autentica in forma solenne (invece di apporre la firma davanti all’addetto o di allegare copia del documento d’identità).
Es.: Dichiarazione sostitutiva per consentire ad un incaricato di riscuotere un beneficio economico (sul separato atto di autentica di sottoscrizione è dovuta l’imposta di bollo).
In base all’art. 37 comma 2 del T.U. l’imposta di bollo non è mai dovuta quando sarebbe esente dal bollo lo stesso atto sostitutivo.
 
Istanze amministrative
Il T.U. ha confermato la normativa pre-vigente. Pertanto, le istanze amministrative continuano ad essere assoggettate al bollo, salvo che vi sia una specifica esenzione di volta in volta prevista.
Stesso discorso per le copie autentiche di un documento originale rilasciate dal pubblico ufficiale.
Nessuna imposta di bollo è dovuta nell’ipotesi di rilascio, da parte dello stesso cittadino, della dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante la conformità all’originale di una fotocopia.
 
I certificati
I certificati rilasciati da un’Amministrazione pubblica sono soggetti all’imposta di bollo tutte le volte in cui non sono previste particolari esenzioni.
Quando lo scambio di certificati avviene tra uffici diversi appartenenti ad un’Amministrazione pubblica, l’esenzione è assicurata dall’art. 16 della tab. “b” allegata al DPR 642/72 e dagli artt. 43 comma 5 e 71 comma 4 del T.U. Si può affermare che tutti gli atti rilasciati per consentire il controllo sulle dichiarazioni sostitutive non sono assoggettabili all’imposta di bollo.
 
 
 
I doveri delle Amministrazioni
Le Amministrazioni possono assumere un duplice ruolo sul fronte dell’autocertificazione
-       “Amministrazione procedente”
-       “Amministrazione certificante”
 
Amministrazione procedente: dove il cittadino si è rivolto per la pratica di cui egli ha bisogno;
Amministrazione certificante: quando le informazioni soggette a certificazione sono detenute da un ufficio terzo rispetto all’Amministrazione procedente.
 
Si possono prevedere due differenti situazioni.
Nella prima ipotesi il cittadino si rivolge all’Amministrazione procedente indicando qual è l’Amministrazione depositaria delle informazioni da certificare (siamo di fronte al caso degli “accertamenti d’ufficio” disciplinati dall’art. 43 del T.U.). L’Amministrazione procedente è tenuta ad acquisire le informazioni soggette a certificazione prima di emettere il provvedimento richiesto dal cittadino.
Nella seconda ipotesi il cittadino presenta una dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio. L’Amministrazione procedente è tenuta a emettere il provvedimento senza aspettare l’accertamento d’ufficio della veridicità di quanto dichiarato.
La verifica presso l’Amministrazione certificante deve avvenire a campione o quando vi sia il fondato dubbio sulla veridicità del contenuto dell’autocertificazione.
In questo caso l’acquisizione d’ufficio avviene a posteriori.
Le Amministrazioni certificanti hanno il dovere (ai sensi dell’art. 72 comma 2 del T.U.) di fornire la risposta entro e non oltre 30 giorni dalla richiesta dell’Amministrazione procedente, pena la violazione dei doveri d’ufficio (il limite dei 30 giorni è previsto solo quando le richieste sono formulate in sede di controllo postumo).
 
Il controllo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atto notorio può essere di due tipi.
Controllo diretto:
L’ufficio certificante concede a quello procedente l’accesso e la consultazione diretta dei propri archivi per via telematica.
Controllo indiretto:
Avviene tramite conferma scritta (per via telematica, per fax o per posta ordinaria) della corrispondenza di quanto dichiarato dal cittadino con le risultanze dei registri pubblici.
 
La circolare della Funzione Pubblica
Il Dipartimento della Funzione Pubblica, con la direttiva n. 14 del 22 dicembre 2011, ha ricordato che dal 1° gennaio 2012 entrano in vigore le modifiche introdotte dall'articolo 15, comma 1, della Legge 12 Novembre 2011, n. 183 (legge di stabilità 2012, ex legge finanziaria), in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive. Tale disposizione è diretta a consentire una completa "decertificazione" nei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni e privati soprattutto per l'acquisizione diretta dei dati presso le Amministrazioni certificanti da parte delle Amministrazioni procedenti e, in alternativa, la produzione da parte degli interessati solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.
Con la citata direttiva – indirizzata alle pubbliche Amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, D. Lgs. 30 marzo 2001 n. 165 (ossia le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative) – la Presidenza del Consiglio dei Ministri ripercorre le principali novità in materia di semplificazione nei rapporti tra P.A. e privati e ricorda i principali adempimenti previsti dalla legge per raggiungere l’obiettivo della “decertificazione“.
 
In particolare, dal 1° gennaio 2012 è prevista:
-       l’integrale sostituzione di tutti i certificati nei rapporti con gli organi della P.A. con dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall’atto di notorietà;
-       l’apposizione sui certificati, a pena di nullità, della dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi“;
-       l’obbligo delle Amministrazioni certificanti di:
1)      individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle Amministrazioni procedenti;
2)      predisporre le convenzioni per l’accesso ai dati di cui all’articolo 58 del Codice dell’Amministrazione digitale, approvato con D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82;
3)      individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione.
 
Il nuovo quadro normativo appena delineato impone di operare per assicurare le certezze pubbliche attraverso l'acquisizione d'ufficio dei dati o dei documenti e gli "idonei controlli, anche a campione," di cui agli articoli 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000 (come modificato dall'articolo 15 della legge n. 183 del 2011), sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
A tal fine, l'articolo 43, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, già prevede, invero, che "In tutti i casi in cui l'Amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'Amministrazione competente …. le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza".
Inoltre, l'articolo 58, comma 2, del decreto legislativo n. 82 del 2005 prevede che " … al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica predispongono, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, apposite convenzioni aperte all'adesione di tutte le Amministrazioni interessate volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse Amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico. Le convenzioni valgono anche quale autorizzazione ai sensi dell'articolo 43, comma 2, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.".
Le citate linee guida sono state adottate sin dal 22 aprile 2011 e sono consultabili sul sito istituzionale di DigitPa (www.digitpa.gov.it).
Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione delle convenzioni previste dall'articolo 58, del decreto legislativo n. 82 del 2005, le Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica devono comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi del citato articolo 43, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.
Per quanto non espressamente richiamato nella direttiva n. 14 continuano ad applicarsi le vigenti disposizioni che regolano la materia, tra cui quelle del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, come da ultimo modificate dall'articolo 15 della legge n. 183 del 2011, e quelle del decreto legislativo n. 82 del 2005.
Il Dipartimento della funzione pubblica provvederà, anche tramite il proprio Ispettorato, a monitorare l'attuazione e a seguire gli sviluppi applicativi delle disposizioni sopra citate.
 
Sanzioni penali
Le dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio vengono equiparate alle dichiarazioni rese dinanzi al pubblico ufficiale.
Le sanzioni penali prevedono pene che oscillano tra 1 anno di reclusione e i 4 anni e multe fino ad Euro 516,45.
 
Perdita del diritto
A seguito di dichiarazioni mendaci il soggetto in malafede perde immediatamente i benefici ottenuti con la documentazione falsa.
La decadenza dei diritti in questione è definitiva, quindi non è possibile “rettificare” quanto contenuto nella dichiarazione mendace.
 
Sanzioni previste per chi dichiara il falso
Falsità e irregolarità
Dai casi di dichiarazioni mendaci occorre tener distinti i casi di mera irregolarità (la difformità rispetto al vero non è imputabile ad un’intenzione fraudolenta del dichiarante).
In questi casi, l’ufficio procedente informa tempestivamente l’interessato perché possa eliminare il difetto formale e ripristinare la regolarità della dichiarazione (nell’attesa della regolarizzazione il procedimento viene sospeso).
Es.: l’interessato presenta una dichiarazione sostitutiva dove si limita ad attestare il possesso di un diploma di laurea, senza però indicare gli elementi per consentire all’ufficio procedente il controllo a posteriori dell’autodichiarazione (luogo e data del rilascio, sede dell’università, ecc.) oppure fornendo dichiarazioni imprecise per mero errore di trascrizione.